远程协作


在当今的工作场所中,远程团队环境比以往任何时候都更为普遍,但是最近的COVID-19大流行病使许多人无法亲自前往工作场所办公。虚拟办公时间的增加导致一些员工不得不采用一种新的方式开展团队协作,这常常使他们感到不堪重负。那么,员工如何在各自的工作地点保持工作效率和有效的团队合作?我们总结了一些技巧,为积极、高效的远程办公协作奠定基础。

注重结果

当团队成员分散各地时,无论是因史无前例的事件(例如COVID-19大流行),还是由于常规的不便因素(如时区),要准确跟踪您团队的工作和工作时间都是很困难的。远程办公的工作人员需要肩负更大的信任和责任,并了解任务将根据既定目标完成。让远程办公的工作人员能够根据自己的情况和所在地确定最合适的时间安排,这可提高个人工作效率,并在原本压力重重的工作中提振士气。 正是这种 灵活性 使居家办公变得顺畅而又不至于使员工或管理人员不堪重负——更加专注于绩效,从而带来更丰厚的回报。

清晰沟通

当团队不在同一地点时,协调目标、相互交流想法并委派任务可能会很困难。Krisp 详细罗列了远程协作最佳实践,这些最佳实践说明了清晰、简洁的沟通和短期目标对于分散在不同时区和地点的团队来说是理想之选。该博客文章特别强调了简明性。发送电子邮件时,请花一些时间将您的内容组织为易于阅读的区块,并使用项目符号来详细列出列表和要点。在这些小细节上多花些时间可避免同事产生疑惑及之后的更多问题。

清晰的沟通不只局限于任务和可交付成果。人们的需求也必须清楚地传达出来。 与团队或经理分开工作会使 建立个人关系 以及 解释难点和误解变得更加困难。远程工作时,弄清任何问题或疑问更为重要,这样才能以积极的方式快速加以解决。与同事和团队成员安排定期会议是一个很好的解决方案,有助于及早发现任何阻碍并在协作环境中进行应对。

利用协作技术

使用远程办公团队可以利用的工具有助于消除距离造成的许多障碍。Steelcase 建议开发一个共享项目板,允许团队成员共享其任务状态、更新目标及共享文档。 诸如 Asana, BasecampMicrosoft Teams等多个平台允许员工之间直接聊天以进行实时交流和联系。

保持联系的另一个好方法是视频会议。 热门的视频会议应用程序包括 Zoom, Skype, WebexGoToMeeting。电话会议期间,员工很容易走神,或者在无人注视的情况下利用这段时间写电子邮件。虚拟的面对面谈话可以拉近人与人之间的联系,并让人们专注于谈话。在谈话时,面部表情、肢体语言和手势有时与我们的语言一样重要。电子邮件和其他文本通信无法体现出这些关键因素,造成了距离感和脱节感。视频通话是远程办公人员与其团队成员及任务建立联系的一个重要手段,同时又保持了对高效工作生活至关重要的人机交互元素。

使用模拟工具将一切安排得井井有条

保持井井有条是一天当中高效工作的关键之一。 与数字工具相比,使用记事本、便利贴和 个人白板 等模拟工具有助于增强记忆力、改善心情并吸引大脑的注意力。使用笔、纸或记号笔和白板的实际行为可调动大脑中的神经网络,以筛选信息并集中注意力。每天从最先考虑当天需要完成的项目或目标开始,然后在一天结束时回头看看您取得了多大的进步。将待办事项列表上的任务一件件办妥会让人感到满足,带来成就感和充实感。在电话会议和虚拟会议中,这些模拟工具也是很好的参考点,可让您始终保持自己的步调,注意已完成的工作以及哪些任务需要进一步讨论。

家庭办公环境,带有摆放在桌上的大显示器和挂在墙上的个人白板

远程工作既可带来收获,又会带来挑战,突然之间需要居家办公的协作团队在面对距离和技术时需要慢慢熟练起来。通过采用这些策略,远程办公人员可以在家中获得更大的成功,而且团队可以健康、积极的心态更有效地开展协作。

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